Comment je gère mes clients ET mon projet (janvier 2022) ?

📍 Cela fait un peu plus de 6 mois que j’ai commencé à travailler sur ce projet d’accompagnement des entrepreneures dans la définition et la réalisation de leurs objectifs. Cet article est le tout premier point d’étape pour partager mon expérience avec toi qui, comme moi, gères tes clients ET la création de formations à côté… et qui ne parviens pas forcément à tout concilier dans l’harmonie la plus parfaite !

Sommaire

1. Quelques éléments de contexte
2. Avec quelles activités je jongle au quotidien ?
3. Petit point sur mon organisation générale
4. Mes mantras
5. Les outils que j’utilise
6. Méthodes d’organisation

💡 Quelques éléments de contexte

🎮 J’ai toujours voulu allier mes passions et mon travail (ce qui n’est pas toujours une bonne idée, quoi qu’on puisse entendre à ce sujet… dis-moi si un article à ce sujet t’intéresse). Pour faire court, c’est comme ça que je me suis retrouvée à être professionnelle de la communication… dans le secteur du jeu vidéo. Depuis le lycée, travailler dans ce secteur ludique était mon “life goal”, et ma première intention était de devenir développeuse de jeux, jusqu’à ce que je me rende compte que cette carrière n’allait pas faire mon bonheur. Et puis, je suis tombée amoureuse de la communication ❤️

🤹‍♀️ Après quelques années de salariat dans l’enseignement supérieur et la recherche, puis dans le secteur des jeux vidéo, j’ai connu ma première expérience entrepreneuriale : lancer avec un ancien collègue un studio de création de jeux vidéo (aujourd’hui fermé). Au bout de quelques années à travailler en parallèle sur le développement business de ce studio, pour un job salarié à l’université et à la co-construction d’une association pour les professionnel.le.s du jeu vidéo dans ma région, je me suis sentie prête (et j’ai surtout ressenti un besoin viscéral) à me lancer seule, en tant que freelance en communication web.

🤹 Avec quelles activités je jongle au quotidien ?

Aujourd’hui (4 ans 1/2 plus tard), j’ai 2 clients au long cours et un client ponctuel dont la mission va s’arrêter à la fin du mois. Voici mes différentes activités :

🎲 J’accompagne, pour le compte d’une agence, des éditeurs de jeux de société, jeux de rôle et projets ludiques dans leurs campagnes de financement participatif. Je m’occupe de la gestion marketing / communication de ces campagnes, ce qui me permet d’avoir des missions très variées (de la création de stratégies de communication à la gestion de publicités sur les réseaux sociaux et de nos relations avec les créateurs de contenu, en passant par la création de sites web, mailings, écriture d’articles de blog… J’apprends de nouvelles choses tous les jours, les personnes avec qui je travaille sont extra, bref, c’est une mission très chouette sur laquelle je travaille depuis quelques années et qui me prend une grande partie de mon temps (au moins la moitié). Si tu veux en savoir plus sur les campagnes que j’aide, voici le site internet de mon client (en anglais) : http://crowdfunding-agency.com/projects/

🙋‍♀️ Je forme (en présentiel quand cela est possible) des porteurs de projets qui souhaitent entreprendre dans la culture, sur les sujets suivants : communication web, financement participatif et gestion du temps. Je travaille avec une association montpelliéraine qui fait un boulot extra, et je suis fière de participer, à ma petite échelle, au développement de leurs projets. De plus, j’apprécie vraiment les échanges que je peux avoir avec eux !

✉️ Ma dernière mission, qui a débuté en septembre dernier et qui s’arrêtera fin janvier, consiste à faire de la rédaction de newsletters et communiqués de presse pour une école d’ingénieurs pour laquelle j’ai travaillé dans le passé. Le contexte est un peu spécial : leur responsable communication a dû s’absenter quelques mois, la responsable administrative est une amie que j’apprécie professionnellement et personnellement, et je connais déjà le job et l’équipe. Pour être 100 % transparente, au vu de mes activités et de mes envies (développer mon offre d’accompagnement), je n’aurais pas dû accepter cette mission. Clairement, elle m’a pris un peu plus de temps que ce que j’avais prévu, et cela a généré beaucoup de frustration chez moi en cette fin d’année 2021.

🥺 Au moment de prendre ma décision d’accepter cette dernière mission ou pas, l’émotionnel a pris le dessus. J’ai vu que cela les soulagerait vraiment que j’accepte, et… j’ai accepté. Humainement, la mission se déroule extrêmement bien, je fais de mon mieux pour délivrer un travail qualitatif, mais je sais que lorsqu’elle prendra fin (dans quelques semaines), pour le bien de mon projet, je n’accepterai plus aucune nouvelle mission pour me consacrer à mon projet d’accompagnement, qui me tient tant à cœur !

🤣 Et c’est touuuuut ! Bon, là, je rigole, mais j’ai la ferme intention de, progressivement, diminuer cette part de mon temps dédiée à mes clients, et augmenter celle dédiée au développement de mon activité d’accompagnement.

📋 Petit point sur mon organisation générale

Si tu as lu le début de l’article, tu as compris pourquoi je te dis que mon emploi du temps est un perpétuel travail de jonglage. Je vais être honnête avec toi : pour le moment, et malgré le fait que je sois freelance depuis plus de 4 ans, j’ai encore du mal à jongler.

👍 Cela me fait (un peu) mal de le reconnaître ici, mais j’ai vraiment envie de partager avec toi mes réussites comme mes galères, et je sais à quel point cela peut soulager de savoir que d’autres entrepreneures galèrent comme toi et que c’est normal de se sentir au bout du rouleau, ou pas parfaitement organisée. De plus, j’aime l’idée de faire cet article aujourd’hui, et d’en refaire un dans 6 mois pour voir les résultats de mes expériences sur mon organisation quotidienne et générale.

BREF.

⚠️ Malgré le fait que j’ai suivi l’année dernière un coaching génial sur la thématique de la gestion du temps, qui a rapidement glissé (et c’est normal) vers l’importance que je donnais à chacun de mes différents temps (le temps consacré aux clients était BEAUCOUP plus important, à mes yeux, que le temps que je consacrais à mes propres projets. Il passait toujours en priorité. Pas étonnant que mes projets n’avancent pas 🙄),

⚠️ Malgré le fait que je sois en constant travail sur moi,

⚠️ Malgré le fait que je sois incollable sur les techniques de gestion du temps…

Je dois me rendre à l’évidence :

✅ Savoir, ce n’est pas suffisant. Expérimenter, passer à l’action, c’est essentiel.

✅ Certains blocages émotionnels peuvent prendre complètement le dessus, et il est nécessaire de travailler dessus avant (ou au moins en parallèle) de travailler sur l’organisation. Parce-que si tu as décidé de mettre en place une organisation et que tout ton corps te crie qu’il n’a pas envie, qu’il n’est pas motivé, qu’il a peur… Tu fais quoi ?

Rien.

Ah si, tu culpabilises encore plus de ne rien faire !

Voici donc un récap des mantras, outils, méthodes que j’utilise actuellement en tant que solopreneure. Peut-être que tu auras envie d’en tester certains pour voir s’ils te conviennent ?

🧘‍♀️ Mes mantras

Mes mantras, ce sont des phrases qui sont affichées en gros sur mon espace de travail, et que je peux donc lire plusieurs fois par jour pour ne surtout pas les oublier et me redonner un coup de boost quand les petites voix intérieures pas très constructives sont un peu trop vocales.

👩‍🏫 Qu’est-ce que je ferais si je n’avais pas peur ?

Un mantra suggéré par une formatrice en neurosciences, pour penser “au delà des peurs”, essayer d’aller un peu plus loin que les limitations qu’on s’impose. Se poser régulièrement cette question est plutôt bénéfique pour définir des objectifs ambitieux !

👩‍🏫 Fait vaut mieux que parfait

Je vous en parlais dans cet article sur le livre “The One Thing”, j’essaie d’aller à l’essentiel, ce qui suppose que je ne vais pas forcément passer des heures à peaufiner un travail qui est déjà très satisfaisant, même s’il n’est pas parfait. Ce petit mantra permet de lâcher prise et de passer à l’action.

👩‍🏫 Tu m’importunes, je te défonce.

(Là, tu te dis probablement qu’un fusible de mon cerveau a fondu 🤣)

On va recontextualiser tout ça : il y a quelques années, j’ai découvert une illustratrice qui crée, entre autre, des cartes de (désa)voeux et des mugs avec ses illustrations, composées de phrases insultantes, entourées de fleurs ou de dessins. Outre mon mug “étouffe-toi avec ton croissant” (je rêve de redevenir salariée et d’aller à la machine à café juste pour arborer ce mug devant mes collègues), j’ai affiché quelques cartes qui me faisaient bien rire devant mon espace de travail, dont : “Je me trouve vraiment super”, “Pas déso”, et “Tu m’importunes, je te défonce”. Ce dernier mantra me rappelle qu’il est important que j’ARRÊTE d’être trop gentille et arrangeante avec tout le monde, et que non seulement je dois me faire passer en premier, mais ça serait bien, aussi, que j’apprenne à m’énerver quand on m’importune.

Vive les mugs et mantras passifs agressifs ! Voilà voilààààà.

👩‍🏫 Memento Mori

Alors, celui-là, je l’ai découvert il y a peu, et j’ai très envie de l’ajouter aux autres. En gros, cette phrase en latin qui signifie “souviens-toi de la mort” est utilisée notamment par les stoïciens pour se rappeler que l’on peut mourir n’importe quand. Certes, au premier abord, ce n’est pas très gai, mais lorsque j’hésite des semaines entières à mettre en place une action pour des raisons toutes pourries, je veux bien de ce petit rappel qui me permettrait de relativiser et de faire le premier pas pour mettre effectivement en place mon action. Autant mourir avec le moins de regrets possibles !

Les outils que j’utilise – Mes chouchous ❤️

🗓️ Google Agenda

J’ai une devise : ce qui n’est pas dans mon agenda n’existe pas. J’ai adopté l’agenda électronique depuis des années, il est bien entendu synchronisé sur mon smartphone et mon ordinateur, et j’y note tous mes rendez-vous professionnels et personnels, ainsi que mes congés (je suis même abonnée à un agenda partagé qui propose, chaque jour, un article scientifique pour vivre une vie pleine de sens).

Comme ma mémoire n’est pas très performante dans ce domaine, je note absolument tous mes rendez-vous dans mon agenda électronique. Je préfère ce format à un format papier, car il est plus facile pour moi d’y avoir accès n’importe où, n’importe quand, et de faire des modifications proprement !

🖥️ Notion

Un de mes clients me l’a vendu comme un “go to”. Quelques mois plus tard, je découvre la formation de J&J à ce sujet, et là, c’est le drame : toute ma vie se trouve maintenant sur mon espace Notion ! J’ai bien entendu un espace pour le développement de mon projet professionnel d’accompagnement, mais aussi pour noter mes recettes de cuisine, les idées cadeau, mes notes sur le Human design, la liste des livres que j’ai envie de lire, les notes des formations que je suis… J’adore cet outil, que je couple souvent avec des cahiers en format papier ou des cartes mentales, qui me permettent d’organiser mon cerveau dans un premier temps, et de tout développer par la suite sur Notion.

⏰ Toggle

Pour établir des factures à mes clients, je doit noter le temps que je passe sur chaque projet. Non pas pour facturer, à la minute près, le temps passé à travailler, mais surtout pour faire des ratio et savoir quel pourcentage de mon temps j’ai passé sur tel projet et sur tel autre. Je le fais notamment pour les projets de financement participatifs, car nous travaillons généralement sur 4 à 5 projets en simultané.

Au delà de cet usage, ce genre d’outil m’a permis de savoir combien de temps par jour je passe à travailler, et replacer le curseur là où il devait être. Pour te donner un exemple concret, jusqu’à il y a quelques années, je pensais que travailler 7 heures par jour était mon rythme. Ce qui est normal, puisque c’est ce que la société nous apprend (après quelques années à ce régime, je ne comprenais pas pourquoi j’étais en permanence fatiguée…). En enregistrant mon temps de travail effectif, je me suis rendue compte que l’idéal pour ne pas m’épuiser sur le long terme et être super productive, est de travailler environ 4 heures par jour.

J’ai commencé à en parler autour de moi, un peu honteuse, et je me suis rendue compte que c’était le cas de pas mal de monde, au final ! L’étude de mon profil en Human Design il y a quelques mois a terminé de me convaincre : effectivement, je suis Projecteur, aucun centre énergétique activé, j’ai une énergie limitée et je dois me concentrer sur les actions essentielles pour avancer.

Entendons-nous bien : je PEUX travailler 7 heures par jour. Je l’ai fait pendant des années, je le fais encore lorsque je donne des formations. MAIS, ça m’épuise. Une journée de temps en temps, c’est tout à fait faisable. Sur le long terme, je me retrouve essorée comme un torchon, sans une goutte de carburant. Donc, dans un soucis d’écologie personnelle, j’apprends à accepter ce rythme, je me recentre sur l’essentiel et je bombarde dessus dans mes heures de productivité.

📔 Mes cahiers

J’adore mon ordinateur, mon smartphone, mais j’ai une relation particulière avec mes cahiers. J’ai BESOIN d’écrire, j’aime toucher le papier, j’aime poser mes mots dessus. J’utilise principalement deux cahiers :

• Un pour faire mon journaling. Depuis un peu plus d’un mois, j’ai mis en place une routine de “future self journaling” (tirée du livre “How to do the work”, je vous proposerai bientôt un résumé ici) pour apprendre à gérer mon anxiété, qui est le problème numéro 1 de ma vie. Donc, tous les matins, j’écris ma petite routine, je pose aussi quelques pensées, et ça me fait un bien fou !
• Un pour mes notes de lecture. Que ce soit pour mes lectures business, développement personnel ou fiction, je te l’ai dit plus haut, j’ai une mémoire très sélective… qui a choisi de ne pas sélectionner les livres que je lis. Concrètement, si je ne prends pas de notes, je ne me souviens de pas grand chose. Ces notes sont également utiles pour mes articles de blog ou le contenu de mes formations, il est indispensable que je les garde à portée de main. Et comme je n’ai pas mon ordinateur avec moi lorsque je lis, j’ai décidé de me procurer un beau cahier que je suis fière de noircir et relire de temps en temps !

🧮 Méthodes d’organisation

Organisation en demi-journées

📆 Je m’organise principalement en demi-journées. Le lundi matin, je décide, en fonction des rendez-vous notés dans mon agenda et la charge de travail, quelles demi-journées de la semaine seront consacrées à quel projet / client. Cette méthode n’est pas idéale, car j’ai toujours tendance à commencer par caser les demi-journées dédiées à mes clients, pour ensuite “remplir les trous” avec mes propres projets. On est clairement dans une dévalorisation de mon temps par rapport au temps consacré à mes clients.

⏰ Bien entendu, j’ai défini un “mininum” de temps par semaine à passer sur mon projet professionnel (minimum 1 jour 1/2), mais si on est en plein lancement de campagne de financement participatif, et qu’on ajoute une journée de formation et une newsletter à envoyer, ça devient vite compliqué, et je peux rapidement m’épuiser et laisser de côté le “moins” important, c’est à dire mes propres projets.

🥺 Je ne me sens pas totalement en phase avec cette organisation. J’ai l’impression qu’elle génère en moi de l’anxiété et de la frustration, et j’ai un plan d’action à appliquer dès début février (date de fin de mon contrat avec mon client ponctuel) : déterminer des jours fixes dans la semaine pour travailler sur mon projet professionnel. Cela me permet :

✅ De communiquer auprès de mes clients des jours durant lesquels je ne suis pas disponible.

✅ De ce fait, mon “cerveau” se sent libre de couper tous les moyens de communication et de se concentrer sur le travail à faire, et pas sur un potentiel message que je pourrais recevoir sur Slack pour répondre à une question sur tel projet.

👍👎 D’un côté, j’ai un peu peur de mettre en place cette organisation, car j’ai besoin de pas mal de flexibilité pour mon gros client : à certaines périodes, le fait que je puisse répondre rapidement à une question ou faire une action dans les deux heures peut être crucial pour lui. MAIS, en réfléchissant, je me rends compte que cette organisation me permet de rester flexible car :

✅ Si j’ai besoin de me libérer pour une réunion avec un client un jour où je suis sensée travailler pour moi… si je suis prévenue en avance, je peux permuter des plages de travail dans mon agenda, et donc garder le volume horaire initialement prévu pour chaque projet.

✅ Si je suis dans une période d’urgences potentielles (par exemple, un gros lancement de campagne, ou une fin de campagne, qui exigent une grande réactivité), je peux prévoir cela à l’avance dans mon agenda, et “compenser” d’une semaine à l’autre pour, au final, garder mes plages horaires.

✅ Sur l’année, je peux également travailler un peu plus sur mes projets professionnels lorsque je suis dans une période de creux pour mes clients, et vice versa. L’important étant, au final, de trouver un équilibre et de ne pas m’épuiser.

🎯 Objectifs et rétroplanning

Au delà de cette organisation en demi-journées, j’ai défini des objectifs pour mon année, et j’ai découpé mes premiers mois en sous-objectifs, puis les sous-objectifs en actions concrètes à réaliser. Si tu cherches une méthode pour définir tes objectifs, tu peux suivre dès maintenant mon challenge “5 jours pour des objectifs SMART & Beyond” qui te permet, en 5 jours, de définir une liste d’objectifs bien formulés pour les 3 prochains mois ! C’est gratuit, et c’est par ici !

J’agence ces actions dans un rétroplanning (sur Notion, of course, grâce à la vision “Timeline” des bases de données), je prévois des dates limite pour chaque action… que je réadapte régulièrement en fonction de ce que j’ai pu faire ou pas, et de mon énergie du moment.

🤝 Club des responsabilités

Ensuite, chaque lundi matin, je fais le point avec ma chère Mélanie Carrière, dans le cadre de notre petit “club des responsabilités” (merci J&J pour cette riche idée !), et nous discutons de ce que nous avons fait la semaine passée, ce que nous prévoyons pour la semaine à venir, ainsi que de nos blocages actuels, nos victoires, etc. Discuter de tout cela avec une autre entrepreneure me permet de m’engager à faire le point chaque semaine sur ce que j’ai prévu, de se remotiver, d’échanger tout simplement !

💬 On partage ?

👀 Est-ce qu’il y a un mantra, un outil, une méthode qui te fait de l’œil ? Ou peut-être que tu as mis en place des actions qui se révèlent diablement efficaces pour toi ? Alors lâche un commmmmmm 💬 et on pourra en discuter !